Organizzare un evento dal vivo richiede cura e attenzione anche ai più piccoli dettagli. Se la data fissata per la tua fiera o per il tuo concerto si avvicina, ecco allora un’utile checklist per essere sicuro di non aver dimenticato niente, specie tra quelle voci che riguardano autorizzazioni da chiedere, fornitori da contattare, aspetti logistici da organizzare al meglio.
Di cosa dovresti assicurarti prima e per organizzare un evento dal vico
Tra le primissime cose da fare nell’organizzare un evento dal vivo c’è scegliere la location: è una decisione che va presa mesi prima in modo da assicurarsi che la stessa sia libera nella data desiderata o che non ci siano piccoli lavori e aggiustamenti da fare. Specie se è un luogo pubblico ricorda di chiedere l’autorizzazione al comune di riferimento, che potrà eventualmente chiederti di pagare un contributo e/o l’occupazione del suolo pubblico. Il discorso vale solo in parte simile per una location privata: in questo caso potresti aver bisogno di contrattare con il proprietario o chi l’ha in gestione un vero e proprio affitto. In un caso e nell’altro, quando mancano pochi giorni dall’evento, assicurati di avere tutte le carte e le autorizzazioni di cui hai bisogno in modo da essere sicuro anche in caso di controlli.
Soprattutto se il tuo evento è organizzato all’esterno o in un luogo in cui non ci siano servizi igienici, tra i fornitori che potresti aver bisogno di contattare – e al più presto – ci sono quelli che si occupano di bagni chimici. La buona notizia è che di ditte di noleggio bagni chimici Milano, come le altre grandi città italiane del resto, ne conta diverse e non dovrebbe essere difficile così trovare né disponibilità, né le soluzioni – anche economiche – che fanno più al caso proprio. Tieni conto, infatti, che le tariffe per affittare un bagno chimico si aggirano intorno ai 70/100 euro al giorno, in cui sono inclusoi però anche l’installazione e la sanificazione e, dopo l’uso, lo smontaggio e lo smaltimento dei reflui.
Più in generale calcolare bene i budget è forse il più importante segreto per la buona riuscita del tuo evento. Se è prevista la somministrazione di cibo e bevande per esempio potresti aver bisogno, oltre che di altre apposite autorizzazioni, anche di una ditta di catering e/o di un servizio di hostess che se ne occupino e non puoi non tenerne conto nel piano economico per la realizzazione del tuo evento. L’esempio è solo una tra i tanti che si potrebbero fare e il consiglio più utile potrebbe essere, così, in questo senso quello di farti realizzare più preventivi diversi in modo da poterli confrontare e da poter scegliere la soluzione al miglior rapporto qualità prezzo.
Se la buona organizzazione di un evento si traduce in un buon numero di partecipanti, non dimenticare infine di pubblicizzarlo adeguatamente. Puoi farlo sul tuo sito, su account e pagine social, su gruppi di messaggistica istantanea ma anche – perché no – coinvolgendo la stampa. Tieni conto che, soprattutto se è previsto un biglietto, la promozione del tuo evento dovrebbe iniziare quanto prima e non può non fare affidamento su una buona rete di distribuzione e ticketing.